對于初次接觸傳真機(jī)的人而言，必須要了解傳真機(jī)怎么使用，這樣才不會耽誤正常的工作。傳真機(jī)的具體使用方法如下：

1、把要發(fā)送紙張有內(nèi)容的一面朝上，放到傳真機(jī)的入口位置。

2、將傳真機(jī)的功能設(shè)置為“傳真”，點(diǎn)擊“傳真FAX”使傳真鍵點(diǎn)亮。

3、給發(fā)傳真的目標(biāo)對象打*等待對方接通。接通*以后，告知對方發(fā)送傳真的請求，要求對方發(fā)送一個接收傳真信號。

4、對方在接受你的傳真請求，并發(fā)送給你傳真信號的時候，你的*會從接通狀態(tài)突然發(fā)出一聲綿長的“叮”的聲音。聽到這個信號，迅速按下傳真機(jī)上的藍(lán)色“啟用START”發(fā)送按鈕。

5、傳真機(jī)將紙張卷入機(jī)器內(nèi)部開始發(fā)送傳真，然后紙張又被吐出來。這樣，傳真發(fā)送成功。

需要注意的是：如果對方?jīng)]有接聽*，系統(tǒng)會自動發(fā)出“?！钡拈L音，這是自動接受傳真信號，此時只要立馬按下傳真開始START鍵就能夠發(fā)傳真了。

傳真機(jī)，從它的名字就可以看出主要是具備傳真的功能。但究竟傳真機(jī)怎么發(fā)傳真，使用者還需要做出進(jìn)一步了解。

1、首先把要傳真的內(nèi)容放入傳真機(jī)，將文字面向下。然后撥號，這里有兩種*，一般傳真的時候*沒有單獨(dú)記下來，可以先撥號，然后按監(jiān)聽鍵，這樣就相當(dāng)于按了*的免提鍵，傳真機(jī)會有外音。

2、如果不需要外音，直接將話機(jī)提起來即可。其實(shí)也可以先撥號再放要傳送的文件，但是要把握好速度，不要等*接通了、信號已經(jīng)給了，內(nèi)容還沒放好，這樣就會耽誤進(jìn)度?？傊?，只要保證在*接通前把文件放好就沒問題。

3、有的傳真機(jī)是自動的，撥通之后就會直接給傳真信號，聽到刺耳的“滴”的聲音就是有信號了，一般這個信號是連續(xù)的。此時，按下“傳真/開始”按鈕，傳真就會自動傳送了。

4、還有一種就是*傳真一起的，撥打的*是有人先接聽的，*接聽后告訴人家你要發(fā)傳真，請對方給你個傳真信號就可以了。要注意：等到聽到傳真信號響起“滴”的聲音，才可以按下“傳真/開始”按鈕開始傳送。

5、另一種撥號*就是直接提機(jī)撥號，也就是跟我們平時打*一樣，把聽筒拿起來撥號，然后等傳真信號。撥通之后，聽到“滴”的信號聲，此時按下“傳真/開始”按鈕、掛了聽筒，傳真就會自動傳送了。

傳真方要利用傳真機(jī)傳真文件，而接收方就要知道傳真機(jī)怎么接收文件，這樣才不會耽誤雙方的工作時間。

傳真機(jī)有普通*傳真機(jī)，還有多功能一體化機(jī)，還有電腦軟件傳真機(jī)。它們的操作按鍵、界面不相同，但對于接收傳真實(shí)際就分兩種，一是自動接收，二是人工接收。一般是自動收，人工發(fā)。

1、自動接收

自動收傳真是傳真常用功能，一般有個專門切換按鈕（傳統(tǒng)傳真機(jī)）或設(shè)置（一體機(jī)或軟件），選擇后對方撥打傳真機(jī)*即可聽到傳真應(yīng)答聲，之后對方按傳真開始鍵即可傳真，而我方自動接收打印出來的稿件。自動發(fā)一般是一體機(jī)或軟件才能實(shí)現(xiàn)按時自動發(fā)送稿件到對方傳真*，此時對方也要開啟自動接收功能。

2、人工接收

聽到*鈴后，拿起聽筒接通*，手動按傳真開始鍵，對方就能獲得傳真應(yīng)答聲，之后如自動接收流程一樣。人工發(fā)傳真時，先把稿紙放到位（傳統(tǒng)傳真機(jī)是稿件字向下放置會自動吸附一半到機(jī)器里，正確時有提示音和提示文字），撥打?qū)Ψ絺髡鏅C(jī)*，聽到傳真應(yīng)答聲或讓對方手動給信號后，即可按開始傳真鍵，等待稿件自動排出，屏幕提示完成。